Orderverwerking met AI

Orders verwerken zonder eindeloos overtypen.

Orders komen binnen via e-mail, PDF of Excel. Medewerkers zoeken artikelen op, controleren aantallen en typen alles opnieuw in het ERP. Bij 60 orders per dag is dat al snel 10 uur handwerk.

Wat als een groot deel daarvan vanzelf gaat?

Nxt Phase AI leest orders, koppelt artikelen aan jullie eigen gegevens en zet ze klaar in het ERP. Wat onduidelijk is, gaat langs een medewerker.

Ontdek waar jullie tijd kunnen winnen

E-mail · PDF · Excel · Artikelbestand · ERP

Reken het zelf uit

Wat kost handmatige orderverwerking jullie per jaar?

Minuten per keer Aantal mensen Keer per maand Uurtarief (€)

Kost nu per jaar€ 00 uur

Terug te winnen met AI (70%)€ 00 uur per jaar

We rekenen nooit met 100%. Er blijft altijd een mens die controleert.

Zo werkt orderverwerking met AI in de praktijk.

Een order komt binnen via e-mail, PDF of Excel. Productomschrijvingen wijken af van jullie artikelbestand. Medewerkers zoeken de juiste producten, controleren aantallen en voeren alles opnieuw in. AI kan een groot deel van dat werk overnemen. Het herkent de informatie, koppelt artikelen aan jullie eigen gegevens en bereidt de order voor op verwerking in het ERP. Wat onduidelijk is, blijft beschikbaar voor menselijke controle.

Live

Kies een document

Voorbeeld Installatietechniek B.V.

Handelsweg 8 · 1234 AB Voorbeeldstad

inkooporder.pdf
Pagina 1 / 1

INKOOPORDER

OrdernummerIO-2026-0413Datum29-09-2026Leverdatumuiterlijk do 15 oktAfleveradresMagazijn, Handelsweg 8

#	Omschrijving	Aantal
1	PVC afvoerbuis 40 mm grijs, 4 m	20 st
2	kogelkraan 1/2" messing	12 st
3	montagekit wit 290 ml	24 st
4	werkhandschoenen nitril mt 9	10 paar
5	kabelbinders 300 mm zwart	5 zak

Opmerking: graag op één pallet leveren. Bij vragen bel inkoop.
Referentie: Project Schoolstraat

Order

Klaar voor controle

KlantVoorbeeld Installatietechniek B.V.

OrdernummerIO-2026-0413

Leverdatumdo 15-10-2026

OpmerkingLevering op één pallet

AfleveradresMagazijn, Handelsweg 8, Voorbeeldstad

Pos	Product	Maat	Uitvoering	Verpakking	Aantal	Artikel
1	Afvoerbuis PVC	Ø 40 mm	Grijs	4 m	20 st	✓ PVC-040-GR-4M
2	Kogelkraan	1/2"	Messing · binnendraad	Per stuk	12 st	? KK-012-MS-BI
3	Montagekit	290 ml	Wit	Koker	24 st	✓ MK-290-WT
4	Werkhandschoen	Maat 9	Nitril	Per paar	10 paar	✓ WH-NI-09
5	Kabelbinder	300 × 4,8 mm	Zwart	Zak à 100	5 zak	✓ KB-300-48-ZW

!Regel 2: binnen- of buitendraad niet vermeld. Voorstel binnendraad, zoals in de eerdere orders van deze klant.

5 regels · 4 zeker, 1 ter controle

Artikelmatch · regel 1

Artikelbestand

PVC afvoerbuis 40 mm grijs, 4 m

Afvoerbuis PVCØ 40 mmGrijs · NEN-EN 13294 m

12.480artikelen in het bestand

Controle en naar ERP. Wat niet zeker is, wordt gemarkeerd met een voorstel. De medewerker bevestigt en zet de order door: probeer het zelf.

Rekenvoorbeeld

60orders per dag

10 mininvoer per order

10 uurhandwerk per dag

± 1.500 uurper jaar terug

Bij 220 werkdagen en 70% minder invoerwerk. Een medewerker blijft controleren en handelt uitzonderingen af.

Minder invoerwerk. Minder fouten. Snellere verwerking.

Bespreek jullie orderproces

Meer dan orders en planning

En dit is nog maar het begin.

Orderverwerking en planning zijn twee voorbeelden. Maar vrijwel iedere organisatie kent meer processen waarin medewerkers dagelijks dezelfde handelingen uitvoeren.

KlantenserviceKlantvragen sneller beantwoorden met informatie uit bestaande systemen.Bijv. 50 vragen per dag × 6 min = 5 uur per dag
Offertes en aanvragenAanvragen analyseren, gegevens verzamelen en offertes voorbereiden.Bijv. 80 aanvragen per maand × 45 min = 60 uur per maand
AdministratieDocumenten verwerken, gegevens controleren en informatie tussen systemen uitwisselen.Bijv. 400 facturen per maand × 4 min = 27 uur per maand
Inkoop en voorraadInformatie combineren, afwijkingen signaleren en beter inzicht krijgen in voorraad en behoefte.Bijv. 3 uur per week lijsten vergelijken = 150 uur per jaar

De grootste winst zit vaak in het werk dat iedere dag opnieuw gebeurt.

Uit de praktijk

Zo ziet slimmer werken er in de praktijk uit.

Een voorbeeld uit de staalhandel. Hetzelfde patroon zien we bij iedere organisatie met veel terugkerende orders en aanvragen.

MCB Staalhandel

Van handmatig gelezen sales inbox naar automatische verwerking in SAP.

Verkopers lazen iedere binnenkomende e-mail zelf en verwerkten orders en aanvragen met de hand. Nxt Phase AI bouwde een oplossing in Outlook, gekoppeld aan SAP: e-mails en PDF-bijlagen worden gelezen, klant, producten en aantallen herkend, klantafspraken toegepast en de offerte of order klaargezet. Uitzonderingen gaan langs een medewerker.

98%van de standaard e-mails automatisch verwerkt

15 min → directverwerkingstijd per standaard e-mail

−30%operationele kosten

Resultaten uit de MCB-case. Binnen acht weken live in productie. Uitzonderingen gaan langs een medewerker.

Bekijk de MCB-case

Volgende stap

Waar gaat bij jullie nog onnodig veel tijd verloren?

Misschien zit het in de orderverwerking. Misschien in de planning, administratie of binnendienst.

Je hoeft niet vooraf te weten wat je met AI wilt doen. Laat ons zien waar het werk zich opstapelt. Dan onderzoeken we samen welke processen slimmer kunnen, wat realistisch is en waar de grootste kansen liggen.

Thank you! Your submission has been received!

Oops! Something went wrong while submitting the form.