Een hotel- en eventlocatie verwerkte alle aanvragen voor zalen, bruiloften en evenementen met de hand. Wij automatiseerden het traject van eerste mail tot verstuurde offerte.

Aanvragen kwamen binnen via een formulier of e-mail, maar waren zelden compleet. Er ontbrak bijvoorbeeld een datum, het aantal gasten of de gewenste opstelling. Daardoor moest er vaak meerdere keren heen en weer worden gemaild voordat de aanvraag compleet was. Pas daarna kon de offerte handmatig worden opgesteld.

Twee AI-modules in Outlook. De eerste leest de aanvraag, ziet welke informatie nog ontbreekt en zet alvast een conceptmail klaar in de schrijfstijl van de medewerker. Zodra de aanvraag compleet is, maakt de tweede automatisch een nette offerte aan in de juiste template, inclusief kostenspecificatie en programma. De medewerker controleert alles voordat er iets wordt verstuurd.

De aanvraag is compleet voordat de medewerker de klant spreekt. Offertes worden automatisch gegenereerd in de juiste template, waardoor ze consistent zijn, ongeacht wie ze verstuurt. Medewerkers besteden hun tijd niet langer aan overtypen en opzoeken, maar aan controleren en waar nodig bijsturen.